Com a publicação da Circular 605/2020, a Susep estipula novas regras para a guarda de documentos, que entrará em vigor a partir de 1º de julho. Para orientar os corretores de seguros, o departamento de Assessoria Técnica do Sincor-SP destacou os principais tópicos que afetam a categoria. Confira:
1. Redução de 20 anos para 5 anos dos prazos de guarda dos documentos de Responsabilidade Civil, Pessoas e Capitalização;
2. Os documentos originais eletrônicos deverão ser armazenados em qualquer meio de gravação que possibilite a confirmação da autenticidade, integridade e disponibilidade de tais documentos, sendo dispensada a guarda de documentos impressos;
3. Deverá ser produzidas cópias de segurança dos documentos digitalizados, observado o disposto no artigo 8º da norma que informa:
a. Os acessos devem ser rastreáveis e conter trilha de auditoria;
b. A autorização de acesso deve seguir fluxo e alçada de controle da instituição com trilha de auditoria e serem revistos periodicamente; e
c. Os ambientes onde são armazenados os documentos devem registrar o controles de acessos.
4. Os contratos de serviços de digitalização prestados por terceiros devem conter a permissão de acesso para a SUSEP a todas as documentações contratuais, à documentação e às informações referentes aos serviços prestados, bem como às dependências do contratado.
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