A Susep colocou em consulta pública minuta de Circular que estabelece prazo para a guarda e armazenamento de documentos das operações de seguro, resseguro, capitalização, previdência complementar aberta e de corretagem. As sugestões poderão ser encaminhadas até o dia 04 de setembro, por meio de mensagem eletrônica dirigida ao endereço [email protected]. A minuta está disponível no site da Susep.
O texto estabelece que as corretoras de seguros ou de resseguro, seguradoras, resseguradoras, sociedades de capitalização e entidades abertas de previdência complementar deverão manter documentos referentes às suas operações, no mínimo, pelo prazo de prescrição previsto na legislação vigente ou por cinco anos (o que for maior), contados a partir da data da prática do ato, do término de vigência do contrato ou da extinção de obrigações dele decorrentes, a que for mais recente.
O prazo de guarda para os documentos microfilmados será o mesmo prazo de guarda exigido para os documentos físicos.
A decretação da liquidação extrajudicial ou ordinária interrompe a prescrição relativa a obrigações de responsabilidade da instituição, inclusive, com relação ao prazo de guarda de documento.
Os prazos estabelecidos serão interrompidos pelos períodos em que houver tramitação de processo administrativo sancionador no âmbito da Susep ou processo judicial, bem como quaisquer outras causas legais interruptivas de prescrição.
Os registros auxiliares de contabilidade devem ser arquivados pelo prazo mínimo de cinco anos, contados a partir do primeiro dia do exercício social seguinte ao que ele se refere.
A Circular refere-se aos seguintes documentos: oferta, subscrição e contratação; alteração, averbação e cancelamento de contrato; suspensão e reabilitação de cobertura; envio e disponibilização de certificados, extratos e outras informações obrigatórias; apuração, regulação e liquidação de sinistro ou benefício; resgate e portabilidade de recursos; concessão e pagamento de assistência financeira; apuração e distribuição de excedentes técnicos ou financeiros; apuração e pagamento de comissões, participações e pró-labore; distribuição de títulos e pagamento de sorteios; abertura e manutenção de cadastro do cliente; e outras operações que envolvam direitos e obrigações do contrato comercializado.
Incluem-se ainda no rol de documentos a serem mantidos pelas supervisionadas a nota técnica atuarial do produto e o número de seu respectivo processo administrativo na Susep, bem como os contratos de estipulação, de representação e aqueles realizados com fornecedores e prestadores de serviços.
As empresas supervisionadas deverão manter em seus arquivos, pelos prazos definidos, os documentos originais relativos às suas operações ou cópias microfilmadas.
Ficará facultada, para efeito de fiscalização no âmbito da Susep, a adoção de procedimento de
armazenamento de documentos em qualquer meio de gravação digital, desde que seus originais possam ser acessados quando a fiscalização entender necessário, conferindo prazo para a sua apresentação.
No caso de opção pela microfilmagem e de eliminação definitiva do documento original deverão ser cumpridos todos os procedimentos e requisitos previstos em legislação específica aplicável sobre o assunto.
Os documentos digitais gerados a partir da utilização de meios remotos deverão ser armazenados em qualquer meio de gravação que possibilite a confirmação do processo de validação de tais documentos, sendo dispensada a guarda de documentos impressos.