Em 2021 decidi compartilhar algumas experiências. Uma delas, muito interessante, é a gestão de tempo e da produtividade.
O primeiro questionamento é como gerir o tempo, porque ele não é um elástico.
O tempo é, talvez, o recurso mais escasso e, portanto, valioso que dispomos. Por isso eu sempre digo que a única coisa que de fato podemos “dar de valor” às pessoas é um pouco da nossa atenção o que significa, tempo.
Não existe sucesso em qualquer coisa que façamos em que o tempo para dar foco ao que é importante e fundamental, não esteja presente. Se é assim, usar o tempo pode ser um investimento ou um desperdício.
Tempo para pensar e planejar, por exemplo, são investimentos, assim como tempo para o ócio (que o diga Domenico de Masi, em O Ócio Criativo), porque invariavelmente no ócio é que aparecem as grandes ideias que se tornam projetos. Estão aí boas dicas: “ociar” para meditar e planejar.
Muitos gurus dizem que devemos estabelecer aos problemas a sua Gravidade, Urgência e Tendência (GUT) para dedicar tempo e priorizar as soluções, mas veja que isso é apenas a parte ruim da estratégia, porque ela está focada justamente nos problemas.
A pergunta é o que se pode fazer para evitar problemas e, preventivamente, não gastar tempo com eles, o que se faz com métodos de Prevenção, Análise e Solução de Problemas, que eu chamo de PASP, de forma a agir para identificar, analisar, simplificar e melhorar processos, criar indicadores etc., para que se possa atuar antes que eles ocorram.
Uma outra conversa interessante é sobre procrastinação, que é uma das coisas que mais amamos, mas que derruba a produtividade. Alguns dizem que ela só acaba quando a batata queima nas mãos, mas o problema é que nem sempre isso acontece e as pessoas procrastinam pequenas coisas que acabam sendo muito importantes lá na frente e para as quais não há mais soluções fáceis.
Para quem gosta de “receitas de bolo” (que vendem livros, mas nem sempre se aplicam a todos), recomendo leitura do método David Allen, que está no best-seller Getting Things Done: The Art of Stress-free Productivity.
Ao longo da minha vida profissional muitas pessoas perguntavam se eu dormia, se eu tinha família, se conseguia destinar tempo para fazer coisas pessoais etc., porque as pessoas entendiam, de fora, que eu trabalhava muito por conta da vida corporativa, da vida acadêmica, além do empreendedorismo e dos vários outros projetos.
Por exemplo, as pessoas sempre me perguntavam sobre a minha mania de enviar e-mails de trabalho de madrugada (lá pelas 5h00 da manhã). Elas se surpreendiam quando dizia que meus e-mails de trabalho (os mais longos, sobre temais mais importantes), sempre foram redigidos no dia anterior, quando o escritório já estava vazio e programados para serem disparados no horário definido. Por vezes em 2, 3 (às vezes mais), que enchiam as caixas postais de quem trabalhava comigo logo cedo, como o meu famoso CDMCS diário, que era um “café da manhã” com a análise do dia anterior e sugestões para o dia seguinte, que sempre era redigido ao final do dia anterior ou na sexta-feira anterior, para chegar às caixas postais às 5h00 da segunda-feira.
Outra coisa é o meu lema, bastante conhecido “Eu odeio reuniões”, por entender que quando se reúne mais de 3 pessoas para discutir um assunto, nada se resolve, mas se toma café, comem-se pãezinhos de queijo etc.
Insisto que apenas a gestão de perto, o acompanhamento diário das pessoas e dos processos evita problemas maiores, em que pese que os geridos possam não gostar muito no início, mas se acostumam e incorporam isso quando viram gestores.
Tempo, portanto, tem a ver com produtividade, assim como foco, e é isso que importa encontrar e manter.
Falei desses assuntos outro dia em live que fui convidado e me pediram para criar um minicurso on-line para 2021, que ainda estou pensando se vou ou não criar, porque é difícil explicitar o que é tácito, mas vamos ver o que acontece.